Beoordelen of Veroordelen?

Geplaatst op

Ieder jaar laait het weer op . .  de discussie over het al of niet houden van beoordelingsgesprekken. Er lijkt een trend door te zetten in het afschaffen van het reguliere individuele gesprek. Dit in de overtuiging dat het meer kwaad dan goed doet. Grote bedrijven als Rabobank, Achmea en Deloitte nemen het voortouw. Ik destilleer vanuit diverse artikelen het volgende beeld:  “Oude principes gaan op de schop. Onze werkomgeving en de manier waarop we werken veranderen snel. De traditionele opzet waarin twee keer per jaar over iemands functioneren wordt gesproken, past daar niet bij. Het uitgangspunt schuift op naar een continue dialoog, geen targets of scores, maar gesprekken over hoe het werk beter kan, zowel inhoudelijk als kwantitatief. De wijze waarop en voor welk instrument wordt gekozen, is aan de leidinggevenden en werknemers zelf.”

Beoordelen wordt snel veroordelen- Kilian Wawoe deed zeven jaar lang onderzoek naar de jaarlijkse evaluatie en vroeg honderden managers en medewerkers naar hun bevindingen. In veel gevallen vonden beide groepen de gesprekken een verspilling van tijd en geld. Toch houden veel bedrijven en organisaties nog vast aan het huidige systeem. Voor velen voelt het meer als een ‘veroordelingsgesprek’, aldus Wawoe. “Maar ik hoor positieve geluiden over nieuwe initiatieven die bedrijven ter vervanging invoeren. De spanning gaat er dan gelukkig vanaf.” Andere conclusies in zijn boek ‘Het nieuwe belonen’: Zorg dat de beoordeling fair gebeurd en gebaseerd is op de werkelijke prestatie. Leg het accent op verbetering in de toekomst, blijf niet hangen in veroordeling van fouten uit het verleden.

Hoe het ook kan – Voor werkgevers en leidinggevenden die hiermee worstelen heb ik vanuit mijn rol als zelfstandig personeelsadviseur de volgende mening en handige tips: Ik vind dat je beide zou moeten doen. Zowel het voeren van de dialoog op de werkvloer alsook het houden van individuele (half)jaarlijkse gesprekken. Zorg er dan wél voor dat dergelijke gesprekken goed worden gevoerd. Dat begint namens het bedrijf al met de juiste persoon, die ook zelf goed op de hoogte is van de prestaties; en het niet heeft van ‘horen zeggen’.  De kernvraag in het gesprek zal altijd moeten zijn: Wat hebben we nog aan elkaar de komende periode ? Hiervoor is het goed om kort terug te blikken op het verleden, om daarna snel de overstap te maken naar de toekomst. Wat maakt dat wij tevreden over elkaar blijven en wat moet hiervoor gebeuren?

Wederzijds belang- Een medewerker is waardevol voor de organisatie wanneer hij in staat is om de bedrijfsdoelen te helpen verwezenlijken. Het bedrijf is op zijn beurt, waardevol voor de werknemer wanneer deze  gefaciliteerd wordt de prestatie optimaal te kunnen leveren en het tegelijkertijd strookt met zijn eigenbelang cq zingeving. Hiervoor kunnen (realistische) doelen gesteld worden, waarover comittment vereist is. Dit is een continue proces wat blijvend -periodiek- afgestemd dient te worden. Behoeften veranderen continue van beide kanten. Toch? Een cyclus van een half jaar is dan geen overbodige luxe. Sterker nog . . . twee maal een uur tijd per jaar investeren maakt dan het verschil of er een wederzijdse loyaliteit ontstaat die voor beide naar volle tevredenheid jaren voortduurt, of dat er een onverwachte verrassing komt wat leidt tot een onnodige beeindiging van het dienstverband. Vooral in deze periode van schaarste zou dat zonde zijn!

Belangrijke voorwaarden- Om het gesprek voor beide partijen soepel en functioneel te laten verlopen zijn de volgende zaken belangrijk: Kondig het gesprek ruim van tevoren aan. Maak het doel van het gesprek duidelijk. Zorg voor een heldere agenda en structuur. Creëer een veilige omgeving, eventueel door de aanwezigheid van een neutrale derde persoon. Hanteer van beide kanten LSD: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Vergeet niet om concrete afspraken te maken en deze vast te leggen. Het is wetenschappelijk bewezen dat medewerkers die werken aan concrete (sub)doelen, mits ze realistisch en haalbaar zijn, meer werkplezier ervaren en daardóór productiever zijn. Win-win dus . . . wat willen we nog meer?! Laat na afloop van het gesprek beide partijen op het gesprek reflecteren. Vaak komt er dan nog een ‘ware aap uit de mouw’.

Doe het eens anders- Haal de onnodige lading eraf door het geen functionerings- of beoordelingsgesprek te noemen. Je kunt ook spreken van een ontwikkel- of toekomstgesprek. Of kies een andere positief klinkende naam. Bij een vorige project in dienst van een bakkerij annex winkels en lunchrooms noemden we het ‘Het bakkerspraatje’. Kwam vanuit een medewerker zélf . . laat hen dus meedenken hierover! Creëer als leidinggevende bewust een ontspannen sfeer door de werknemer niet op jouw eigen kantoor te laten komen, maar kom zelf naar de medewerker toe. Of beter nog, ga samen naar een mooie inspirerende plek buiten de deur of maak een wandeling in een natuurlijke omgeving. Dat komt het gesprek altijd ten goede!

loonsverhoging?- Nogal wat MKB-ondernemers in de rol van DGA / werkgever zijn huiverig de gesprekken te houden. Zij gaan er vanuit dat er na een beoordelingsgesprek vanuit de medewerker de onontkoombare vraag komt: Wat kan ik meer verdienen? Dat hoeft absoluut niet zo te zijn. Het feit dat je als leidinggevende of werkgever tijd vrijmaakt en volop aandacht schenkt aan de werknemer wordt al zeer gewaardeerd. Mocht de vraag wel komen? Dan wil ik graag het volgende hierover kwijt. Ik weet dat naast inkoop, de loonkosten een grote kosten- cq investeringspost is. Wanneer je als ondernemer met de juiste kengetallen werkt, weet je vooraf of verhoging verantwoord is of niet. Verhoging kan enkel doorgaan bij ‘goed functioneren’ en de persoonlijke productiviteit van de betrokken werknemer is als het goed is, onderdeel van de beoordeling. Aan de hand van de uitslag van het gesprek kan het antwoord dan ook heel legitiem “nee” zijn. Wanneer dit goed onderbouwd wordt, voorzien is van de juiste toon én er afspraken worden gemaakt over hoe dit gezamenlijk wél te bereiken, zal dit de werknemer stimuleren en inspireren tot verbetering. Het gesprek daarom niet aangaan is gelijk aan ‘de kop in het zand steken’. Hoe vaak hoor goede loyale werknemers niet zeggen: “Pas toen ik ontslag nam; kon ik er wat bijkrijgen”. Dit bod van de werkgever wordt op dat moment veelal gedaan zonder feitelijke onderbouwing, gebaseerd op een emotie voortkomend uit de angst een goede werknemer kwijt te raken. De werknemer roept daarna vaak gefrusteerd: “Toen kon het opeens wél! Ja, dan is het te laat. Had ie maar eerder moeten komen”.  Mijn conclusie: het houden van functionerings- en beoordelings-gesprekken is hét instrument voor het behoud van een gezonde personeels-voorziening op de lange termijn!

Twee vliegen in één klap- Rightstyle ondersteunt op het gebied van personeelsbeleid om als ondernemer de juiste  keuzes te maken. Het uiteindelijke doel? presteren met plezier door medewerkers die hun verantwoording nemen, die helpen om de bedrijfsdoelen te realiseren en elkaar aanspreken op het neerzetten van een goede prestatie. Tegelijkertijd leggen we de focus op het thema klantgerichtheid;  dé manier om je van de concurrentie te onderscheiden. Uiteindelijk komen we daar ’s ochtends toch ons bed voor uit? Bel of mail me om – als ondernemers onder elkaar- onder het genot van een kop koffie eens bij te praten. frans@rightstyle.nl of via 06-11342379.

Frans Heerink, Uw gastheer
Telefoon: (0529) 455667
Email: frans@rightstyle.nl                                                                                                                                                    Copyrights Rightstyle® 2017